外国人を雇用する場合、必要になるのが、いわゆる就労ビザです。これがないことには日本で働けないどころか、無理に働かせれば企業も罪に問われてしまいます。海外から外国人を呼び寄せて雇用する場合、もしくは日本にいる留学生を雇う場合には、ビザの手続きが必要です。これを自分たちでやるのは結構大変。そんな時はプロに任せるのが一番です。
ビザ申請代行では何をするのか、利用する上でのメリットは何か、そのあたりをまとめました。
ビザ申請代行がおすすめ！ビザを手にするまで時間がかかる
就労ビザが必要になるケースは、在留資格の変更、更新もしくは在留資格の許可の場合です。在留資格の審査を取り扱う法務省の入国管理局では、在留審査の処理期間の公表を行っており、令和になる直前の平成31年1月～3月にかけて行われた審査では、在留資格の許可で2週間から3か月以上かかるなど、結構なバラつきがあります。在留資格の中身によってそのバラつきは大きいです。一方、在留期間の更新は1か月程度、在留資格の変更はだいたい1か月から2か月はかかります。
このように在留資格を得るだけで結構な時間を要します。しかも、採用する職種がどのような在留資格に該当するのか、過去に受け入れた実績があれば問題なくわかるものの、受け入れた経験がない場合には間違ってしまうことも。そうなれば、審査でさらに時間を使ってしまい、時間をムダにします。
在留資格の申請書類などは基本的に本人が提出することになりますが、海外から呼び寄せる場合はその企業の社員が代理で行います。ビザのために1か月以上、別の業務に影響を与えながら割くというのは現実的とは言い難いです。だからこそ、事前に入国管理局に届け出た弁護士や行政書士に申請を代行してもらうことになります。
ビザ申請代行業務の具体的な中身とは？
ビザ申請代行業務の具体的な中身、みなさんはご存知ですか？ここでは業務の中身をご紹介します。
申請に必要な書類を作成する
ビザを申請する際には、在留資格認定証明書交付申請書を提出し、併せて添付書類も必要です。写真や返信用の封筒、労働契約書などが必要になります。これ自体は特に問題になりにくいですが、問題は任意で用意する書類です。申請が下りやすいよう、いかに自分は悪い人物ではないかを書類にして提出します。ここで下手なことを書けば審査で突っ込まれるため、突っ込まれないようにするための書類を書くのもビザ業務代行の仕事の1つです。
入管に申請を行う
入国管理局への申請は本人以外には、申請取次者と呼ばれる人物が提出できます。弁護士や行政書士を指し、入国管理局に届け出を出している人が対象です。
証明書の代理受領と不許可理由の確認
在留資格の申請を行い、審査で問題なしと判断されれば、在留資格認定証明書が交付されます。日本に本人がいる場合には本人が受け取る他、実際に代理申請を行った弁護士や行政書士が証明書を受け取る、代理受領が行えます。
万が一、不許可となった場合、なぜ不許可になってしまったのか、その理由を調べます。通知書に理由は書いておらず、この場合は入国管理局に出向き、審査官から話を聞きます。もし本人がこれをやろうとすると感情的になりやすく、ますます事態を混乱させるだけです。弁護士などが冷静な気持ちで話を聞き入れ、不許可の理由を知り、許可が下りるように再チャレンジを行うことが可能です。
他の外国人との交流のアシスト
ビザ申請代行の業務を行う弁護士や行政書士の元には、数多くの外国人労働者や留学生がやってきます。申請代行するとはいえ、実際に話を聞くなどして対策を立てることになるからです。そのため、おのずと交流が生まれ、新たにやってくる労働者や留学生のいいお手本になる場合があります。
こうした外国人同士を結び付け、孤独にさせないことも仕事の1つです。交流のアシストを行うことで、よりスムーズな形で申請代行が行えるようになります。
ビザ申請代行を利用すればメリットがいっぱい！
では、ビザ申請代行を利用することで外国人労働者、もしくは企業側にどのようなメリットがあるのか、ここで詳しく解説していきます。
入管に何度も行かずに済む
在留資格の申請を行う場合、必ず入国管理局に出向いて申請を行う必要があります。昨今、数多くの外国人が日本で働こうとするため、入国管理局に足を運ぶと結構な混雑ぶりで、場合によっては数時間以上待たされることも珍しいことではありません。他の業務があるのに、申請だけで数時間も取られ、その前後に入国管理局までの移動時間を考慮すれば、半日かかる仕事と言っても過言ではないです。
入国管理に関する研修を受けた行政書士であれば、本人や代理人がいなくても申請を行えるので、何度も足を運んで時間をロスするようなことにならないのでかなり魅力的です。
作業負担が格段に下がる
初めて外国人労働者を採用する際、何をしなければならないかをわからずに準備を進めるケースがあります。在留資格を明確にするため、なぜ採用するのかをはっきりさせなければなりません。その上で履歴書などを送ってもらい、外国人労働者が学んだことと業務に関連性があるのかをチェックします。もし企業だけでやる場合、入国管理局に一連のことを話す必要があり、場合によっては審査官から突っ込みが入り、うまく返せず不許可になる可能性も考えられます。
最初の段階から弁護士や行政書士に依頼をしておけば、どの部分を重視すればいいかのレクチャーを受けられます。これだけで作業の負担は落ちますが、不法就労者を雇用しないような対策や企業側で行う面接での各種確認なども滞りなく実施できます。
最大の難関である入国管理局での面接も行政書士などが行うため、ここでも作業負担が減ります。自分たちでやるとなると面接の対策などもしなければならないため、作業負担はそれなりのものに。時間も手間もかかる就労ビザ、そのいずれも弁護士や行政書士への丸投げによって解消できます。
言葉の違いによるミスが防げる
書類への記入の際に書き間違いをやってしまう、もしくは記憶違いを起こしてしまうとそれだけで審査が遅れてしまうので注意が必要です。特に間違いやすいのが雇用契約書。通常の雇用契約書をそのまま用いることも可能ですが、ビザ申請の際に雇用契約書を提出しなくてはならないため、外国人を対象にしたものを用意しておくことが求められます。
とはいえ、英語の知識に乏しい人がパソコンの翻訳機能を使いながら作成をすれば、どこかで間違いが発生し、間違った雇用契約書を提出して面倒なことになる可能性も否定できません。ですので、雇用契約書の翻訳、もしくは新たな作成なども専門家が行うことで、ミスがなくなります。
複数名のビザ申請も簡単
1人のビザ申請だけでも結構な労力を使うのに、これが5人10人となれば作業量は単純に5倍10倍、労力だけで考えれば想像を絶するものがあります。申請する人数分の書類を用意しなくてはならず、同時申請でない場合には原紙を毎回用意することに。中小企業ではそんな芸当は難しく、多少会社の業務に支障を与えてでも人員を確保してビザ申請に備えることになるでしょう。ビザ申請代行を依頼すれば、複数名のビザ申請を行おうとしても、企業側の負担はほとんどない状態になります。
不許可になる可能性が低くなる
就労ビザの申請が下りない場合には、業務が在留資格に当てはまらない、外国人労働者が持つ専門性と業務の関連性が薄い、企業側、もしくは労働者側の問題などいくつか考えられます。もし代行を依頼せず自分たちだけでやった場合に、当てはめるべき在留資格を間違える可能性があります。不許可理由には、信ぴょう性が疑われる程度のことしか書かれず、具体的な理由は書かれません。どれだけ完璧に書類を作ろうとしても、知識がないことで信ぴょう性を疑われ不許可になっては大変です。
実は雇用する側も入国管理局で審査を受けることになります。上場企業や独立行政法人などの場合には書類が大半必要ないものの、中小企業などはどんな事業を行う企業なのか、なぜ採用をするのか、財務状況、外国人に渡す給与など様々なものを示さなければなりません。このあたりは自分たちでやろうとしても、どこかで勘違いが生じてしまうことがあります。不許可になればまたやり直しなので、時間も手間もかかります。
専門家が担当することになれば、どのようなことで不許可になるかを理解しているので、不許可にならないよう、細心の注意を払えます。また行政書士や弁護士によっては、不許可だった場合に報酬をもらわない人がいます。いわゆる成功報酬型にすることで、不許可にさせないよう、モチベーションを高められるというわけです。
こんなビザ申請代行業者には注意！
ビザ申請の代行は弁護士や行政書士が行え、事前に研修を受ければ本人や企業側の代理人が申請しなくても受理してもらえます。ところが、この申請代行において、行政書士に任せるのは得策ではないと主張する人が見られます。
その理由として、万が一不許可になった場合の対抗策の問題が挙げられます。もし不許可の判断に全く納得がいかず、あらゆる手段を講じても一向に事態が進まない場合には、最終的に訴訟を起こして不許可が不当であることを示さなければなりません。弁護士であれば自らが裁判の表舞台に出ればいいですが、行政書士はそれができません。権限に限界があり、弁護士でなければ引き受けられないので、注意が必要です。
その行政書士ですが、不法就労を巡る問題で暗躍しやすく、たびたび問題になっています。また、大量の案件を引き受けたのはいいものの、手が回らずに申請が進まず、結果的に企業側が困ってしまい、別の業者に任せることになるケースも出てきました。一から作業を行うのと、申請を出した後で別の行政書士や弁護士に切り替わるのでは難易度が全く異なります。
ビザ申請代行に特化した行政書士に依頼を行うか、それとも裁量が大きい弁護士に任せるか、そのいずれかがおすすめです。弁護士の場合には法テラスの活用が可能であり、費用的にも行政書士と大差がありません。電話などでの対応や質問をした際の明快な回答などで判断するようにしましょう。
ビザの申請代行まとめ
予定されたスケジュール通りに就労ビザが認められ、仕事を始めることは外国人労働者だけでなく、企業側にとっても大事なことです。その重要性をよく知る行政書士や弁護士に任せなければならず、就労ビザを巡る質問などで感じ取ることができます。
少しでも負担を減らし、確実に就労ビザが下りるようにするために、積極的にビザ申請代行業務を活用することをおすすめします。
外国人の雇用・定着・活躍について相談したい企業様へ
御社の外国人雇用・定着・活躍に関する悩みや課題を解決します。
様々な相談に答えてきたdnus専属のコンシェルジュが厳選した外国人支援企業をご紹介いたします。
この様なお悩みを持つ企業様は、ぜひ弊社の外国人活用の無料相談窓口をご活用ください。
・外国人を初めて雇用しようと思うのですが、弊社にあった人材サービスを紹介してほしいです！
・ビザ申請やビザ更新を行政書士にお願いしたいのですが、弊社の近くでおすすめの先生はいますか？
・外国人社員の育成として日本語教育ツールを導入したいのですが、弊社に適したサービスはありますか？
・外国人従業員が賃貸契約できずに困っています！社内で対応できる人がいないので、助けてほしいです！
・外国人社員と日本人社員の間に言語の壁があり、業務が円滑に進みません。どうすれば良いですか？
外国人活用の無料相談窓口はこちら
0コメント