外国人労働者の受け入れが拡大する中、企業に求められるのが適正な就労資格の確認と在留期限の管理です。本記事では、建設業で特定技能者を受け入れる際に欠かせない外国人就労管理システムについて詳しく解説します
外国人就労管理システムとは
「外国人就労管理システム」は、建設業分野で特定技能外国人を受け入れる企業や団体が利用できる、国土交通省提供のオンラインシステムです。
このシステムを通じて、企業は「建設特定技能受入計画」の申請や変更、実績報告をすべてオンライン上で行うことができます。
従来は紙での申請や郵送手続きが必要でしたが、本システムにより申請・審査・報告までがデジタル化され、業務効率が大幅に向上しました。
建設分野での特定技能人材の受け入れに必要な手順
まずは、特定技能人材を受け入れる際の流れを確認します。
1.建設業法第3条許可の取得
受入企業は、まず建設業法第3条の許可を有している必要があります。許可は地方整備局または都道府県での手続きとなり、以降の全ての申請の前提です。
2.JACへの加入（間接または直接）と会員証明書の取得
「建設特定技能受入計画」の認定申請では、JAC会員であることの証明が必要です。会員証明書が以後必要となります。JAC会員になるには年24万円でJACの賛助会員になるか、JACの正会員団体のいずれかに加入する２つの方法があります。正会員団体の会費はそれぞれ異なりますので確認が必要です。
3.CCUS（建設キャリアアップシステム）登録
事業者登録と技能者登録（後日、技能者IDでの管理）を行います。CCUSとは技能者の資格や就業履歴を登録するデータベースで、技能者の能力を見える化することで適切な評価に繋げるための仕組みです。受入れ後の報告や能力評価・就業履歴管理の基盤となるため、受入前に準備しておきます。
4.特定技能雇用契約に係る重要事項の説明 と特定技能雇用契約の締結
雇用条件・報酬等の重要事項を候補者へ説明したうえで、特定技能雇用契約を締結します（後続の計画認定・入管申請の根拠資料になります）
5.建設特定技能受入計画の認定申請（外国人就労管理システム）
JAC会員証明・雇用契約等をそろえて「建設特定技能受入計画」を申請します。申請は在留期間満了日または入国予定日の「半年前から」可能で、審査は主たる営業所を管轄する地方整備局等が担当します。地域により審査完了まで3〜4か月かかる場合があります。
6.1号特定技能外国人支援計画の作成
受入企業は、生活・労働面の支援内容を定めた「支援計画」を作成します。
7.入管手続：在留資格変更許可申請（国内）／在留資格認定証明書交付申請（海外）
現に日本に在留している場合は「在留資格変更」を、海外からの受け入れは「在留資格認定証明書（COE）」を用意します。申請開始の目安は、変更が在留期間満了日の「2か月前から」、認定が入国予定日の「3か月前から」です。
8.受入後1か月以内の「1号特定技能外国人受入報告書」の提出 （外国人就労管理システム）
就労開始後は原則1か月以内に受入報告を行います。報告の「受入開始日」は在留カードに「特定技能1号」として就労が可能になった日のことで、海外入国者はCCUS技能者IDに関する書類を添付します。
9.受入れ後講習（FITS）
概ね6か月以内に、FITS（国際建設技能振興機構）の受入れ後講習を受講します。以後、CCUSを活用しながら労務・安全衛生・教育を継続し、在留更新・変更時は関係手続きを随時行います。
h3 外国人就労管理システムでできること
1.新規申請
特定技能外国人を建設分野で初めて受け入れる際、建設特定技能受入計画の認定申請（新規申請）を行います。
提出時期は、通常、雇用開始日の約6か月前から可能とされています。認定取得までには、補正期間を除いて おおむね1か月半～2か月程度 を要します。地方整備局等での処理時間は地域差があるため、余裕を持って申請を進める必要があります。
なお、技能実習からの移行者は、実習計画修了日の6か月前から申請可能です。
詳しくは、こちらの資料をご確認ください。
2.受入報告
特定技能外国人の受入れを開始した際には、「1号特定技能外国人受入報告書」を速やかにオンラインで提出しなければなりません。報告書には、在留カードの番号情報や開始年月日など、受入れの事実を反映する情報を記載します。
特に在留資格更新時には、在留カード番号が変わる場合があるため、更新ごとに該当外国人の番号変更を受入報告画面から行う必要があります。
詳しくは、こちらの資料をご確認ください。
建設特定技能受入計画のオンライン申請について 【受入報告・退職報告・2号移行報告】
3.変更申請 / 変更届出
受入計画認定後に、計画内容に変更が生じた場合には、変更申請または変更届出を行います。
変更申請が必要なケース：雇用の根幹や受入計画の重要事項が変わる場合
変更届出で足りるケース：軽微な変更・計画上の補足等
この変更処理もオンライン申請で行われます。
詳しくは、こちらの資料をご確認ください
建設特定技能受入計画のオンライン申請について 【変更申請・届出】
4.再雇用申請
一度受入れた1号特定技能外国人が期間満了後に同じ会社再度雇用される場合は、再雇用申請を行わなければなりません。再雇用申請ができるケースには条件があります。退職報告と同時には使用できない為、以下の表を確認し適切な申請形式を利用して下さい。
この申請も既存の計画枠を活用する形でシステム上で処理を行います。
| 出国時の外国人の状態（①〜③） | 雇用条件の変更 | 国交省への手続 | 再入国後の対応 |
| ①雇用契約が継続中（退職していない） ②社会保険に加入中（脱退していない） ③特定技能1号の在留資格を保持（単純出国していない） をすべて満たす | なし | 手続不要 | 再入国後、そのまま就労再開 |
| ①〜③のいずれかを満たさない | なし（雇用条件は同一） | 外国人就労管理システムで再雇用申請（退職日・再雇用予定日を入力して認定） | 再入国・就労再開後1か月以内に受入報告 |
| ①〜③のいずれかを満たさない | あり（雇用条件に変更あり） | 外国人就労管理システムで退職報告 | 再入国後に就労を開始するには、新たな外国人として変更申請を行い認定取得が必要 |
詳しくは、こちらの資料をご確認ください
建設特定技能受入計画のオンライン申請について 【再雇用申請】
5.外国人の取下げ
何らかの理由で、計画対象外国人を受入れ対象から除外する必要が出た場合には、取下げ申請を提出します。
この申請により、当該外国人を受入計画対象から除外できます。
h2 外国人就労管理システムの実際の操作・申請方法
ここからは実際に申請する際の操作方法や注意点を解説していきます。
操作方法の詳細についてはこちらをご確認ください
（参考）https://www.mlit.go.jp/tochi_fudousan_kensetsugyo/content/001481465.pdf
h3 ポータルの使い方・登録方法
まずは、下記のURLからポータルの画面に入ります。
ポータルURL：https://gaikokujin-shuro.keg.jp/gjsk_1.0.0/portal
１．ポータル画面に入った後にやること
初めての利用は「仮登録はこちら」→利用者仮申請へ。
仮パスワード発行メールを受信後、「本登録はこちら」→利用者本申請へ。
既に登録済みなら「ログイン画面へ」。ヘルプ・連絡事項・手引きへのリンクも同画面から利用可能です。
２．利用者申請の手順
STEP1：利用者仮申請（企業メールで仮登録）
1.ログインIDと使用するメールアドレスを入力し、申請を行います。
ログインID／メールアドレスは再入力欄で一致しているか確認しましょう。
2.入力後、利用者仮申請ボタンを押してください。登録したメールアドレス宛てに仮パスワードが届きます。
STEP2：利用者本申請（仮パスワードで本登録）
仮申請のログインID＋受信した仮パスワードを入力し、新規パスワードを設定します。
仮パスワードの有効期限は発行後3時間のため期限超過時は再度仮申請からやり直しとなります。
STEP3：ログイン
ポータルの「ログイン画面へ」から、登録済みIDとパスワードでログイン。メニューから新規申請・受入報告・変更申請/届出・再雇用・取下げ等のオンライン手続きへ進めます。
建設特定技能受入計画の申請
特定技能外国人を建設業で受け入れるためには、事前に「建設特定技能受入計画」を国土交通省へ提出・承認を得る必要があります。
この計画には、雇用条件、従事する作業内容、技能レベル、監督体制などが詳細に記載され、受け入れ後も実績報告を行う義務があります。
本記事では最も代表的な建設特定技能受入計画の申請を例に外国人就労管理システムでの申請方法を解説します。
1.申請前の準備（添付書類の作り方・必須書類）
オンライン申請では複数の添付書類をアップロードします。1書類＝1ファイルで作成し、誰の・何の書類かが分かるファイル名にしてください（例：KOKUDO TARO_重要事前説明書）。雇用契約書と雇用条件書のみ1ファイルにまとめることができます。各書類を1ページごとに分割するのは可能な限り避けます。必須書類が1つでも欠けると審査が進まないため、すべて揃ってから申請します。形式はPDFまたはJPEGが利用できます。
主な添付書類（新規申請の例）：登記事項証明書（発行3か月以内）、建設業許可証、常勤職員数を明らかにする文書、建設キャリアアップシステム（CCUS）の事業者ID証明書、特定技能外国人受入事業実施法人の会員証明書、求人票、就業規則・賃金規程・退職金規程、36協定届、技能者IDカード写し、同等報酬の説明書、日本人賃金台帳、日本人実務経験証明書、特定技能雇用契約書および雇用条件書、重要事項事前説明書など。
登記事項証明書は全ページをスキャンし、発行3か月以内のものを使用します。許可証更新中の場合は旧許可証と更新申請書（受付印付き）を添付し、到着後に差し替えます。過去5年以内に監督処分がある場合は受入不可となるため、事前確認が必要です。
申請手順（システム操作の流れ）
1. ログイン／新規申請を開始（外国人就労管理システム）
2. 受入企業情報、代理申請者情報、適正就労環境、特定技能外国人情報（CCUS技能者ID等）を入力
3. 添付書類をアップロード（1書類＝1ファイル）
4. 内容確認後に申請送信。提出後は審査状況を画面で確認できます。
よくある不備とその対策
1.CCUS技能者登録は申請完了済みであること（申請中は不可）
受入計画に登録する技能者は、CCUSの登録が必ず完了している状態で申請に進めます。申請中のまま計画に載せると審査が止まり、差し戻しの原因になります。提出前に、カードの有効化が済んでいるか、カード番号と氏名、生年月日の突合に誤りがないかを確認してください。入国後に登録が必要なケースでは、契約書に登録期限を明記し、入社時のオリエンテーションでチェックリストに沿って必ず完了を確認すると運用が安定します。
2.必須添付の欠落は審査停止につながる（ファイル命名も重要）
登記事項証明書の全ページ不足や雇用条件書の添付漏れ、三六協定の最新版未添付などは、もっとも頻出の差し戻し理由です。提出直前に必須書類の有無、発行日の新しさ、全ページがそろっているかを再確認し、ファイル名は社員IDや氏名、書類名、日付が一目で分かる形に統一してください。不備が判明した場合は、差し戻し内容を整理し、原本の再取得や再スキャンを行ったうえで、一書類一ファイルの原則で落ち着いて差し替えると再差し戻しを防げます。台帳に原本発行日、スキャン担当、検証担当を記録して責任分解点を明確にしておくとミスが減ります。
3.システム対応OSとブラウザを順守する
推奨環境以外の端末や古いブラウザを使うと、画面の崩れやアップロード失敗、セッション切れが発生しやすくなります。申請に使う端末は事前に棚卸しを行い、WindowsとEdgeまたはChromeの推奨バージョンに統一してください。拡張機能が干渉する場合があるため、うまく動かないときは一時的に無効化し、キャッシュとCookieを削除してから再ログインすると多くの不具合は解消します。作業用に申請専用PCを用意してバージョン管理を月次で行うと安定します。
複数端末や複数画面での同時操作は避ける
同一アカウントで同時に編集すると、保存競合や上書きによるデータ消失のリスクが生じます。運用ルールとして一度に操作できるのは一人一端末一画面と定め、編集者とレビュー担当を明確にしてください。作業開始時に、誰がどの案件を編集しているかを業務チャットで宣言しておくと衝突を防げます。万一競合が起きた場合は一旦全員が編集を停止し、最新保存側を基準に差分を復元してから再提出すると被害を最小化できます。
システムの利用時間帯に注意する
システムには定期の停止時間帯があり、その時間帯に作業すると保存できず入力内容が失われる恐れがあります。ログイン前に連絡事項を確認し、臨時メンテナンスの予定がないかを必ず見てください。申請や再提出は日中の時間帯で完了させ、夜間の作業は避けるのが安全です。やむを得ず長文を入力する場合は、テンプレートで下書きを作成してからポータルに貼り付けると安全性が高まります。期限が迫っているときは前倒しでドラフト保存を行い、提出直前の画面をスクリーンショットで残しておくと証跡にもなります。
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外国人労働者の受け入れが拡大する中、企業に求められるのが適正な就労資格の確認と在留期限の管理です。
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まとめ：法令遵守と現場効率化を支える国交省の管理システム
国土交通省が提供する外国人就労管理システムは、建設特定技能外国人の受入計画から在留資格管理までを一元化できる公的ツールです。
オンラインで自ら行わなくてはならないため、便利になった一方で手順のミスにより問題が発生するリスクも増大しています。そのため、本記事や説明資料をよく確認し、正しい手順をよく理解しておくことが必要となります。
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