外国人労働者の雇用には、ビザの申請や管理、不正のチェックが必要となります。本記事では外国人労働者の雇用をサポートする外国人就労管理システムを10社紹介します。
外国人就労管理システムが必要な理由
企業の外国人雇用には、通常の人事・勤怠運用に加えて「在留資格の適法性確認」「各種届出・報告」「更新期限管理」といった法令タスクが恒常的に発生します。これらは期日と証跡が伴う業務であり、管理不備は事業継続上のリスクだけでなく、行政指導や罰金・懲役を含む刑事罰に直結し得ます。スプレッドシートや属人的なオペレーションでは限界が明確であり、期限・責任・証跡を仕組みとして担保する就労管理システムの導入が、コンプライアンスと生産性の両面で合理的な選択になります。
法令対応を漏れなく実行するため
・外国人雇用状況の届出はすべての事業主に義務づけられており、在留資格・在留期間等の確認は法令で要求されています。
・特定技能では所属機関・登録支援機関が「定期届出」の対象です。2025年提出分を最後に四半期から年1回提出に変更され、2026年4月以降は年次提出が原則になります。制度変更へ迅速に追随できる仕組みが重要です。
偽造対策・現場回収を“人頼み”にしないため
在留カードの真偽確認や書類回収を現場の裁量に委ねる運用は、確認漏れ・証跡欠落・誤判定を招きやすく、結果として法令違反や監査対応の長期化につながります。就労管理システムでは、本人確認フローの必須化・差戻し制御、提出物の時刻印付き保管、IC照合／券面OCR／二段階承認、期日アラートと未完了タスクの自動追跡、拠点別権限と操作ログといった機能で、確認プロセスのばらつきとヒューマンエラーを抑止できます。さらに、モバイルアップロードや多言語UIといった機能で現場負担を軽減しつつ提出精度を引き上げることが可能です。これにより、就労可否の誤判定や届出遅延を未然に防げますし、誰が・いつ・何を確認したかの証跡を一元的に担保できます。最終的には、コンプライアンスリスクの低減と監査対応の短縮が期待できます。
多拠点・委託運用でも監査に耐えるため
・拠点別アクセス制御、操作ログ、アラート、ワークフロー、書類テンプレといった“管理の作法”をシステム側で標準化できれば、監査対応・引き継ぎの難易度が大幅に下がります。
【重要】法令違反時の刑事罰リスク
・不法就労者を雇用・あっせんするなど「不法就労を助長」した場合、入管法73条の2により「3年以下の懲役」または「300万円以下の罰金」、またはその併科が科され得ます（不法就労助長罪）。
・「知らなかった」だけでは免責されない場合があります。在留カードを確認していない等の過失がある場合、処罰される場合があります。
・届出義務違反（未提出・虚偽）についても30万円以下の罰金が規定されています。
外国人就労管理システムの導入により期日管理・証跡保存・多段階承認を定着させることが、リスク低減に直結します。
不法就労の罰則や在留カードの確認方法について詳しくは以下の資料をご確認ください。
（参考）厚生労働省
おすすめ外国人就労管理システム10選
ここでは、おすすめ外国人就労管理システムを10サービス紹介します。
オフィスステーション 労務
人事・労務の基盤に在留関連の項目と期日管理を統合し、更新アラートや書類回収まで一貫して運用できるクラウド労務管理サービスです。
【特徴】
・在留期限・契約満了のアラート通知
期日通知・リマインドといった機能で、更新漏れや届出遅延を未然に防げます。担当者・部門ごとの配信により、責任の所在も明確化できます。
・更新タスク化と書類回収のワークフロー化
更新タスクの自動発行や提出物の時刻印付き保管により、回収状況の見える化が可能です。差戻し・再提出の履歴も残り、監査対応を効率化します。
・労務台帳への統合と外部連携
労務台帳と在留情報を同一データモデルで扱えるため、二重入力を抑制できます。API／CSV連携により、既存の勤怠・人事システムとのデータ整合も取りやすくなります。
【料金】
登録料 (税込):110,000円
製品利用料 (税込):従業員1名あたり440 円
（参考）オフィスステーション 労務|シェアNo.1の人事労務クラウドソフト
CAMCAT雇用管理サービス
在留資格・労務ルールに紐づく情報管理と期限通知を軸に、受入後運用の標準化を支援する管理サービスです。基本機能はシンプルで必要に応じてオプションを追加するシステムです。
【特徴】
・教育・定着の拡張（オプション）
自社業務向け日本語教育動画の作成・配信といった機能で、戦力化を後押しできます。
・労働条件のアラート
残業超過・最低賃金割れなどを検知し、早期是正につなげられます。
・情報管理・メール配信
情報台帳と通知運用を組み合わせ、現場運用を仕組み化できます。
【料金】
2,000円/アカウント
noborder
特定技能の申請管理・定期報告・在留期限管理を“シンプルな画面”でまとめる申請管理サービスです。
【特徴】
・申請〜定期報告の一体運用
申請、在留期限、定期報告など必要機能を標準搭載し、初期導入のハードルを下げます。
・必要書類の提示と入力ガイド
案件条件に応じた必要書類の自動提示などで、不備・抜けを抑制できます。
・フォームからの自動入力
最新の法令に準拠したヒアリングフォームを入力してもらうことで、自動で申請文に反映されます。
・CSV入出力
既存台帳の取込み・書き出しに対応しています。既存業務からの引継ぎも容易です。
【料金】
月額 9,800円〜（要問い合わせ）
dekisugi
監理団体／登録支援機関の業務を案件単位で標準化し、進捗・テンプレ・スケジュール・担当タスクを統合管理できる実務特化型サービスです。
【特徴】
・案件別ワークフローと標準テンプレ
申請種別ごとのテンプレ・チェックリスト・承認フローで、ばらつきや属人化を抑制できます。
・進捗・スケジュールの可視化
案件カンバン・ガントにより、遅延・ボトルネックを可視化できます。締切対応の優先度付けが可能です。
・権限・共有と監査対応
拠点／役割別の権限やログ管理により、外部関係者との情報共有を制御できます。
【料金】
要問い合わせ
日立システムズ「外国人雇用管理サービス」
在留資格ごとの管理項目を自動抽出し、アラートとチャートで“いつ・誰が・何を”を可視化、帳票自動転記まで支援するエンタープライズ向けクラウドサービスです。
【特徴】
・在留資格別の項目自動抽出
38種類の資格要件を踏まえた項目設計で、入力の抜け・誤りを低減できます。
・アラートダッシュボードと通知
期日・担当・ステータスを可視化し、遅延の早期検知が可能です。メール通知と併用して提出遵守率を高められます。
・帳票自動転記・証跡管理
台帳からの転記自動化や操作ログの保持により、書類作成時間の短縮と監査対応の効率化が可能です。
【料金】
要問い合わせ
ビザマネ
ビザマネは、ICチップによる偽造チェックと分かりやすい料金プランが特徴の、外国人雇用の労務管理をもっと 安心に、もっと 簡単にする外国人雇用管理サービスです。
【特徴】
・偽造チェックと就労可否判定
在留カードの真偽検知と就労区分の判定機能で、採用段階の誤判定を抑止できます。一次確認の基準を平準化できます。
・期限アラートとタスク自動配信
更新・届出・面談のスケジュールを自動で配信し、現場と本部双方の未完了タスクを追跡できます。遅延の早期検知が可能です。
・モバイル回収と多拠点統制
スマホでの書類アップロード・本人確認フローにより、現場負担を抑えつつ回収精度を高められます。拠点別権限・操作ログで統制が効きます。
【料金】
| プラン | 月額料金 | 課金方式 | 主な機能 |
|---|---|---|---|
| フリー | 無料 | ― | ベーシック同等機能（偽造在留カードチェック／就労可否判定／在留カード期限の自動アラートメール） |
| ベーシック | ¥300／名 | 従量課金（1名あたり） | 偽造在留カードチェック／就労可否判定／在留カード期限の自動アラートメール |
| ビジネス | ¥35,000〜 | 月額定額 | 上記の機能に加え、従業員情報の項目追加機能／CSVフォーマット書式設定機能 |
| エンタープライズ | 要相談 | 個別見積 | 上記の機能に加え、ログインなしでの偽造チェック機能／IPアドレス制限などのセキュリティ対応／API連携／データ入力代行／カスタマイズ改修対応 |
Linkus（BEENOS HR Link）
特定技能の“自社支援”を見据え、申請作成・ファイル／タスク管理・関係機関連携を一元化する業務プラットフォームサービスです。
【特徴】
・申請作成〜ファイル／タスク一体化
申請テンプレ・添付管理・タスク割当の一体化で、書類不備と進行遅延の発生を抑制できます。
・自社支援の立ち上げ支援
運用テンプレ・ヘルプリソース等により、委託からの移行時の立ち上げ負荷を軽減できます。コスト構造の可視化も可能です。
・関係機関連携と進捗可視化
関係機関との情報連携や案件ステータスの共有により、ステークホルダー間の認識齟齬を減らし、提出スケジュールの遵守率向上が見込めます。
【料金】
基本料金:16,500円（税込）
人材情報管理料（連携管理含む）
・1〜200名 1,078円（税込）/名
・201名以上 110円（税込）/名
（参考）BEENOS HR Link
irohana（いろはな）
特定技能まわりの「書類作成→オンライン申請→定期届出」をワンストップでDX化できる、登録支援機関の実務に最適化した申請管理サービスです。
【特徴】
・申請テンプレ＋オンライン申請の一体化
標準テンプレート・チェックリスト・オンライン申請連携といった機能で、入力漏れや様式の取り違いを防げます。提出までの手戻りを減らし、締切遵守率の向上が可能です。
・“はじめての自社支援”に対応する伴走サポート
導入オンボーディング、運用設計支援、ヘルプデスクといったサポート機能で、社内定着までの立ち上げ負荷を軽減できます。手順の標準化により、担当者交代時の教育コスト抑制も可能です。
・採用〜申請〜運用の一気通貫設計
候補者管理・書類収集・申請進行・定期届出をつなぐプロセス連携機能で、部門間の情報断絶と再入力を防げます。データ整合性を保ちながら、ミスとリードタイムの短縮が可能です。
【料金】
要問い合わせ
SMILEVISA
受入企業の“自社管理（自社支援）”を想定し、書類作成・人材管理・期限通知をペーパーレスで運用できる管理サービスです。
【特徴】
・全在留資格に対応した申請・変更
幅広い申請・変更手続きをカバーし、制度変更にも柔軟に追随できます。 Aspic Japan
・書類自動作成と業務短縮
テンプレと入力支援で作成時間を短縮し、担当者の負荷を軽減できます。
・段階的な料金体系
規模に応じたプランで、スモールスタートにも適合します。
【料金】
0名〜3名 月額5,000円
4名〜10名 月額12,000円
11名〜20名 月額20,000円
21名〜 要見積り
（参考）SMILEVISA
さくらJOB
特定外国人採用企業向けに「管理・定着・育成」を目的として設計された、AI搭載型の人材管理システムです。人材管理・申請書／書類管理・Web面談・所属先管理の4領域を中心に、入力データの自動反映やAI支援で運用を標準化できます。
【特徴】
・人材管理
氏名・生年月日・国籍・住所・在留資格などのプロファイルを管理し、在留期限や受入機関の管理、求人票の管理まで一画面で扱えます。プロフィールを修正すると書類へ自動反映されるため、転記作業と入力ミスを抑制できます。
・申請書・書類管理
入管提出書類をマスター入力中心で作成でき、人材情報や所属先情報を事前登録しておけば対象項目が自動反映されます。書類は申請署名／人材名／所属機関名で検索でき、慣れていない担当者でも入力項目が分かりやすいUIです。
・Web面談（面接）
面談予定を一覧で把握しつつ、AIの表情判定で候補者のモチベーションを可視化できます。さらに文字起こし機能により、コミュニケーションロスの削減と記録の標準化が可能です。
・所属先管理
所属先企業を登録しておくと、必要書類の保管と紐づけ管理が容易になり、申請書類にも自動反映されます。業種や企業名での検索にも対応し、書類作成と管理の手戻りを抑えられます。
【料金】
1～10人登録 11,000円(税込)
11人～50人 27,280円(税込)
50人以上～ 38,280円(税込)
（参考）さくらJOB
まとめ
企業の外国人雇用には、通常の人事業務に加えて在留資格の適法性確認・各種届出・更新期限管理という法令タスクが恒常的に発生します。これらは期日と証跡を前提とするため、紙やExcel、属人的な運用では抜け漏れ・誤判定が起きやすく、行政指導や罰金・懲役を含む刑事罰リスクにも直結します。だからこそ、プロセスを仕組み化し、期限・責任・証跡を確実に担保できる就労管理システムが必要です。
本記事で取り上げた10サービスは、それぞれに強みは異なりますが、共通して以下を実現します。
・就労可否確認や偽造チェックの標準化
・更新・届出などの期限アラートの自動化
・提出物と操作履歴の一元管理による監査対応力の向上
・多拠点・多関係者でも運用が崩れない統制の維持
最終的には、料金・管理機能・連携サービス・導入難易度の4観点で、自社の優先課題（誤判定の抑止、期限厳守、人事システム統合、監査強化など）に最も合致する製品を選ぶことが重要です。本文の比較と選定観点を踏まえ、ぜひ導入をご検討ください。
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